“Het visumaanvraagproces voor Nederland is ingewikkeld”
Moderniseren
Er zijn meerdere redenen waarom het belangrijk is dat het visumaanvraagproces wordt gemoderniseerd. Enerzijds heeft dat te maken met klantvriendelijkheid; het gedoe met formulieren is niet meer van deze tijd, het kost onnodig veel moeite en de kans op fouten is groter. Daarnaast zijn de achterliggende systemen verouderd en verlopen de bestaande contracten met leveranciers binnenkort, wat mogelijkheden biedt om de werkwijze en de applicaties te vernieuwen.
In mijn rol als tester buig ik me over de applicaties met betrekking tot het online aanvraagformulier, digitalisering van het visumdossier en visumverwerking. Met dat laatste systeem worden de gegevens van de visumaanvraag vastgelegd en de beslissing verwerkt. Het systeem heeft koppelingen met bijvoorbeeld de systemen van de Nederlandse vreemdelingenketen en het Europese visumsysteem van de 26 Europese landen die vallen onder het Schengengebied. Het systeem checkt wanneer iemand voor het laatst in Nederland is geweest en of deze persoon misbruik heeft gemaakt van het visum. Is dat het geval, dan kan de visumaanvraag mogelijk worden afgewezen.
Ik bezocht Moskou ook als vertegenwoordiger van functioneel beheer, met als doel deze afdeling meer betrokken te krijgen bij het proces van moderniseren. Normaal gesproken houdt functioneel beheer zich bezig met probleemoplossing en het draaiende houden van bestaande systemen. Het is echter ook belangrijk dat functioneel beheer bijdraagt aan de implementatie van nieuwe systemen, aangezien de afdeling er dagelijks mee in de weer is. Ze kennen de knelpunten van de huidige applicaties en weten hoe deze beter ontworpen kunnen worden om het proces efficiënter en effectiever te laten verlopen. Functioneel beheer is mijns inziens een onmisbare schakel om het visumaanvraagproces te verbeteren.
“Funtioneel beheer is onmisbaar bij het moderniseren van het visum-aanvraagproces”
Oud versus nieuw
Dankzij de inzichten die ik heb opgedaan bij de ambassade ben ik in staat om de huidige situatie met de nieuwe te vergelijken. Voorafgaand aan mijn bezoek wist ik welke applicaties aanwezig waren in het proces en globaal wat voor functie ze hadden. In Moskou heb ik de flow van begin tot eind in de praktijk gezien, door met de medewerkers mee te lopen en ze te vragen naar hun ervaringen. Ik weet nu bijvoorbeeld hoe de huidige applicaties werken en wat de knelpunten zijn, maar ook hoe ze interacteren met elkaar.
Daarnaast heb ik tijdens mijn bezoek dummypaspoorten meegekregen. Die hebben we met de apparatuur ingescand om in Nederland te gebruiken bij het testen van de nieuwe applicaties. Hoe meer data we hebben, des te uitgebreider de tests en des te sneller het nieuwe visumaanvraagproces wereldwijd uitgerold kan worden.
Kortom, een zeer nuttig bezoek waar we veel van geleerd hebben en ons voordeel mee kunnen doen. En daar profiteren straks duizenden mensen van over de hele wereld van.